5 факторів успішного впровадження ERP-системи
Впровадження ERP-системи на підприємстві – з одного боку, це нові можливості для підприємства і бізнесу, з іншого – нові ризики. Подібний проект передбачає реструктуризацію основних функціональних складових бізнесу, а потім їхню подальшу інтеграцію. Проект впровадження ERP-системы потребує значних ресурсів: і фінансових, і людських, а успіх проекту завжди буде залежати від багатьох факторів, як внутрішніх, так і зовнішніх.
За понад 20-річний досвід роботи ми отримали не тільки глибоке розуміння процесів впровадження з боку компанії-інтегратора. Ми змогли у процесі роботи з різними підприємствами визначити основні фактори внутрішнього середовища компанії-замовника, які добре впливають на кінцевий результат проектів.
Мета і стратегія
Проект ввпровадження ERP-системи не може існувати тільки тому, що назва проекту звучить як гарна ідея, а загальне впровадження подібного ПЗ – тренд у галузі. Впровадження ERP – завжди засіб досягнення мети.
У компанії завжди мають бути чітко сформульовані (не тільки якісно, але й кількісно!) стратегічні цілі, існувати розуміння шляхів їхнього досягнення. В свою чергу будь-яке ERP-рішення – інструмент реалізації бізнес-стратегії. Тому розуміння керівництвом і власниками компанії того, яким чином впроваджене програмне забезпечення підтримає реалізацію певних стратегічних цілей, стане одним із ключових факторів успіху проекту.
Кваліфікований консалтинг
Одиниці компаній і холдингів мають внутрішні ресурси із відповідною експертизою і досвідом, які дозволять реалізувати критично важливий проект впровадження ERP-системи. Переважно ще на етапі вибору ERP-системи компанія буде залучати зовнішніх експертів.
У компаніях-інтеграторах працюють групи консультантів, які мають великий практичний досвід і галузеву експертизу. Часто незалежні консультанти, які мають досвід роботи у проектах впровадження ERP-рішень, готові надати консультаційні послуги щодо вибору програмного продукту.
Критично важливим фактором у процесі вибору консультантів і експертів є їхній досвід роботи у галузі бізнесу замовника. Розуміння консультантом основних бізнес-процесів, ризиків, критеріїв якості і т.д. підвищить вірогідність прийняття вірного керівного рішення щодо вибору ПЗ.
Підвищить вірогідність, але не запропонує відповідальність за прийняте рішення. Тому на цьому етапі важливий не тільки вірний вибір консультанта, але й активна позиція топ-менеджерів, функціональних керівників підприємства-замовника.
Планування
Наступним фактором успішної реалізації проекту впровадження ERP-системи є точне планування. Планування не тільки компанією-інтегратором, але й на підприємстві-замовникові. Витрачені на створення плану час і ресурси, дозволяє не тільки деталізувати вимоги і очікування, оцінити існуючі бізнес-процеси, але й мінімізувати ризики, уникнути внесення ряду додаткових змін, створити передумови для ефективної оптимізації бізнес-процесів.
Впровадження ERP не тільки IT проект
Часто під абревіатурою ERP розуміють тільки пакет програмного забезпечення, тому багато замовників розглядають впровадження ERP системи як IT проект. Але ERP – це організаційна стратегія, що включає як декларацію мети, так і інструменти та методики її досягнення. Розуміння ERP як стратегії забезпечить і потрібну інтеграцію, і оптимізацію бізнесу.
Поетапність підходу
Сучасні ERP-системи розділені на функціональні модулі. З одного боку це спрощує розгортання і налаштування ERP-системи, дозволяючи розділити проект на кілька етапів. З іншого, дозволяє впровадити на підприємстві модуль, який найповніше відповідає поточним потребам бізнесу, і відкласти впровадження решти модулів.
Як правило, спроба реалізації повномасштабного проекту одночасного «наскрізного» впровадження всіх основних модулів ERP системи не виправдовує ані очікувань, ані витрачених ресурсів. Повномасштабний реінжиніринг бізнес-процесів може не тільки підвищити вірогідність ризиків, але й поставить під загрозу існування бізнесу в цілому.
Як відомо, успіх проекту створюється до його старту. Успіх проекту створення ERP системи бере початок у меті та стратегії компанії. У вмінні правильно поставити і сформулювати мету, визначити шляхи її досягнення. Тільки у цьому випадку такий великий, дорогий і цікавий проект буде “приречений на успіх”.
До компетенції комунального підприємства «Житлкомсервіс» відносяться всі питання щодо керування житловим фондом міста Харкова. Масштабний проект автоматизації житлово-комунального комплексу, що складався з кількох етапів, дозволив вивести на новий рівень керування ресурсами міста, оптимізувати взаємодію із постачальниками і безпосередніми споживачами послуг, він став кроком на шляху реформування галузі відповідно до сучасних стандартів і технологій.
Задачі, вирішені на підприємстві:
- Створена єдина база об’єктів ЖКГ, де містяться детальні дані про їхнє розташування і технічний стан (система гарантує актуальність і достовірність інформації).
- Обслуговування житлового фонду і облік усіх необхідних витрат автоматизовані та вдосконалені, що дозволяє економити значні кошти і раціонально їх використовувати.
- Завдяки системі заявок, оптимізовано планування екстрених і регулярних робіт, реалізована можливість отримувати відгуки про якість і оперативність від споживачів послуг.
Тисячі співробітників, великий парк обладнання, обіг матеріалів і готової продукції – діяльність великого сучасного підприємства не може виконуватися без ефективного інструменту автоматизації. Проект впровадження системи, який включає обстеження, аналіз отриманих даних і розробку подальшої стратегії автоматизації фінансового обліку, виконували найкращі фахівці компанії, які потім забезпечили навчання персоналу і технічну підтримку систему далі.
Задачі, вирішені на підприємстві:
- Система дозволила автоматизувати бухгалтерський і податковий облік на підприємстві, організувати формування оперативної звітності, яка відповідає останнім вимогам законодавства.
- Використання комплексу модулів, які служать для керування персоналом, дало можливість оптимізувати такі задачі, як розрахунок і виплата зарплати, складання штатного розкладу, приймання і переміщення співробітників і т.д.
- Завдяки гнучкості і відкритості системи, вона доступна для подальшого вдосконалення відповідно до особливостей діяльності підприємства.
Одна з найбільших енергогенеруючих компаній ПАТ “Центренерго” забезпечує тепловою та електричною енергією промислові центри нашої країни. Постійний моніторинг стану обладнання, а також ефективне планування регулярних та оперативних робіт щодо його обслуговування для підприємства є життєво необхідною умовою діяльності. Сучасний програмний інструмент автоматизації дозволив скоординувати роботу персоналу в кількох філіях підприємства, досягти зниження кількості аварійних ситуацій та підвищення рівня безпеки в цілому.
Задачі, вирішені на підприємстві:
- Механізм докладного планування і обліку робіт, а також ресурсів, які використовують, дозволив покращити організацію ремонту обладнання, підвищити контроль якості його виконання, оптимізувати процес закупівлі необхідних інструментів та матеріалів.
- Завдяки регулярним обстеженням обладнання і профілактичним ремонтам значно скоротилася кількість поломок і вимушених зупинок.
- Наявність актуальної та достовірної інформації про стан обладнання дозволяє будувати прогнози для модернізації технічного парку надалі.
Завдяки впровадженню сучасної системи автоматизації на підприємстві “Донецьккокс” вдалося оптимізувати виробничий процес в цілому, покращити контроль використання матеріалів і якості продукції, яку випускають, скоротити непотрібні витрати і зекономити додаткові ресурси. Використання мультифункціонального програмного продукту дозволило скоригувати взаємодію із постачальниками і покупцями для досягнення максимальної ефективності співробітництва.
Задачі, вирішені на підприємстві:
- Використовуючи об’єктивні дані про якість сировини, яку купують, фахівці змогли досягнути значного зниження витрат на виробництво продукції і підвищення її якості.
- Автоматизація обліку готової продукції протягом всього виробничого циклу, від створення в цеху до збереження на складі і відвантаження покупцеві, дозволила налагодити ефективніший продаж товару, скоротити залишки, оптимізувати взаємодію із замовниками.
- Виявлені за допомогою системи слабкі місця виробничих процесів стали основою для прогресивного планування розвитку і модернізації підприємства в майбутньому.
Останнім часом інтернет і соціальні мережі все активніше використовуються не тільки як інструмент В2С продажів, але й підтверджують свою ефективність як канал маркетингових комунікацій у В2В продажах.
Очевидно, що для В2В-компаній не можна застосувати досвід, який вже отримали у соціальних медіа колеги з В2С. Компаніям, які пропонують на рынку системи класу ERP чи інші високотехнологічні продукти, немає сенсу приваблювати аудиторію знижками, збирати лайки і репости. Наша основна задача – формувати і розширювати інформацію про нашу компанію і продукти, а також покращувати ставлення цільової аудиторії до них, створювати позитивний імідж компанії.
Придбання комплексного продукту на b2b-рынке не здійснюється спонтанно. Крім того, рішення про такі операції зазвичай приймає не одна людина, а певний комітет, який складається із кількох посадових осіб. Рішення у цьому випадку приймають після аналізу багатьох факторів, після тривалих перемовин із потенційними постачальниками і проведення конкурсу або тендера.
На подібне рішення важко вплинути. Але вплив сукупності факторів, які включають обізнаність і позитивне ставлення організаторів тендерів до компанії та її продуктів, імідж компанії як експерта у галузі, якому довіряють, до якого дослуховуються, необхідні для здійснення купівлі, у тому числі комплексних продуктів на В2В ринку.
Оновлення сайту компанії і опанування нових каналів маркетингових комунікацій зумовили створення сторінок компанії “ЕнТехЕко” у Facebook и Google+, створення екаунту у Twitter. Мета цієї активності – отримання репутації експерта у галузі впровадження ERP-систем за допомогою надання цікавої і важливої галузевої інформації, оцінок ринку, статистики і так далі. Крім просування контенту, ми використовуємо також методи неконтентного вдосконалення корпоративних екаунтів у соцмережах: посилання у підписах робочих та особистих Email, посилання в Email-розсилках, участь співробітників компанії в обговореннях у соцмережах.
Успішне просування компанії у соціальних медіа потребує часу, зусиль, планування і певних зобов’язань у довгостроковій перспективі, що стане основою для формування довіри, яка буде винагороджена лояльністю цільової аудиторії.
Статус сертифікованого партнера Microsoft (Micrisoft Certified Parthter) гарантує, що компанія “ЕнТехЕко” має у штаті достатню кількість фахівців для впровадження і підтримки рішень Microsoft Dynamics, має відповідний професіоналізм і глибоку галузеву експертизу. Як партнер Microsoft створює ефективні адаптовані рішення для керування бізнесом і забезпечує високий рівень сервісу на всіх етапах впровадження і підтримки рішень.
За результатами діяльності ТОВ “ЕнТехЕко” компанія Microsoft-Ukraine надала приз “Найкращий партнер 2014”. Таку високу оцінку компанія отримала завдяки унікальності своїх рішень, розроблених на платформі Microsoft Dynamics Ax. Автоматизована система керування житлово-комунальним господарством ЕТЕ ЖКГ, а також Автоматизована Система Керування Енергозберігаючих Компаній (АСК ЕK).
